Integracja z BaseLinkerem: faktury do zamówień automatycznie

Sprzedawca prowadzący konta na kilku platformach ma zwykle jeden system do zamówień i drugi do księgowości. Między nimi zostaje ręczna praca: eksport, arkusz, import, poprawki. Integracja Księgowskazu z BaseLinkerem usuwa ten odcinek — zamówienie w odpowiednim statusie samo staje się dokumentem sprzedaży.

Jak wygląda przepływ danych

1. BaseLinker zbiera zamówienia z podłączonych kanałów sprzedaży i nadaje im statusy.
2. Księgowskaz pobiera zamówienia o wskazanym statusie razem z pozycjami, danymi nabywcy i formą płatności.
3. Na podstawie zamówienia powstaje faktura albo wpis do ewidencji sprzedaży detalicznej — zależnie od tego, czy kupujący podał dane firmy.
4. Dokument trafia do systemu e-faktur, a nadany mu numer wraca do zamówienia w BaseLinkerze.
5. Sprzedaż wchodzi do ewidencji podatkowej bez dodatkowego kroku po Twojej stronie.

Całość działa cyklicznie, więc nie trzeba niczego uruchamiać ręcznie. Zamówienie, które zmieni status o dwudziestej trzeciej, ma dokument wystawiony przed pierwszą poranną kawą.

Jeżeli zamówienie nie spełnia warunków — brakuje danych nabywcy albo stawka nie ma odpowiednika w słowniku — dokument nie powstaje, a zamówienie trafia na listę do sprawdzenia. To zachowanie celowe: lepiej wystawić dokument dzień później niż wystawić go źle i korygować. Lista pozostaje krótka, o ile słownik stawek został raz porządnie zmapowany.

Konfiguracja krok po kroku

1. W BaseLinkerze wygeneruj token dostępu do interfejsu programistycznego i ogranicz jego uprawnienia do zamówień.
2. W Księgowskazie dodaj integrację, wklej token i wskaż konto sprzedaży, do którego mają trafiać dokumenty.
3. Wybierz status zamówienia oznaczający gotowość do fakturowania — najczęściej jest to status nadawany po zaksięgowaniu wpłaty.
4. Zmapuj stawki podatku z BaseLinkera na stawki w Księgowskazie, łącznie ze stawką dla kosztu dostawy.
5. Ustal osobną serię numeracji dla dokumentów z integracji, żeby odróżnić je od faktur wystawianych ręcznie.
6. Uruchom tryb testowy na kilkunastu zamówieniach i porównaj wynik z tym, co wystawiłbyś sam.

Cztery ustawienia, na których najczęściej się potykamy

• Koszt dostawy bywa pozycją z inną stawką niż towar. Jeśli mapowanie tego nie uwzględni, korekty pojawią się dopiero przy zamknięciu miesiąca.
• Numer identyfikacji podatkowej kupujący wpisują w polu uwag albo w nazwie firmy. Warto wymusić osobne pole w formularzu zamówienia.
• Zamówienia zagraniczne: sprzedaż do konsumenta w innym kraju Unii może wymagać rozliczenia w procedurze OSS, więc integracja musi znać kraj dostawy, a nie tylko adres płatnika.
• Płatność za pobraniem ma inny moment powstania obowiązku podatkowego niż przedpłata, a status w BaseLinkerze zmienia się później niż samo wydanie towaru.

Zwroty i korekty

Zwrot w BaseLinkerze zwykle oznacza zmianę statusu zamówienia i utworzenie zwrotu towaru. Po stronie księgowej potrzebna jest korekta powiązana z dokumentem pierwotnym. Integracja przenosi tę informację, ale decyzja o dacie ujęcia korekty należy do Ciebie: zwrot zgłoszony ostatniego dnia miesiąca może trafić do bieżącego albo do kolejnego okresu, zależnie od momentu jego uznania.

Dobrą praktyką jest zostawienie jednego wyjątku do obsługi ręcznej — zwrotów częściowych, w których dostawa ma inną stawkę niż towar. Jest ich mało, a automatyczne rozbicie kwoty rzadko odpowiada temu, co faktycznie wróciło na konto klienta.

Co to daje w liczbach

Sklep wystawiający pięćset dokumentów miesięcznie i poświęcający na to średnio czterdzieści sekund na sztukę traci ponad pięć godzin miesięcznie na samo klikanie. Nie licząc poprawek i szukania zamówień, do których dokument w ogóle nie powstał. Integracja przenosi ten czas do przeglądu wyjątków, których w praktyce jest kilkanaście, a nie kilkaset.

Drugi zysk jest mniej widoczny, ale ważniejszy: dokumenty powstają w tym samym rytmie co sprzedaż, więc ewidencja jest kompletna przez cały miesiąc, a nie dopiero w ostatnim tygodniu przed terminem. Kiedy coś się nie zgadza, widać to w dniu transakcji, a nie trzy tygodnie później.

Integracja nie polega na tym, żeby klikać szybciej. Polega na tym, żeby nie klikać w ogóle.